Salah satu penelitian mengungkapkan bahwa setiap perubahan sulit untuk diterapkan dalam suatu organisasi (Deline, 2019) dan hingga 70% dari perubahan dunia industri berkembang menjadi dunia digital (Parviainen et al., 2017). Pandemi COVID-19 telah mempercepat fenomena ini (Priyono et al., 2020). Transformasi digital telah berubah dari suatu peluang teknologi menjadi suatu kebutuhan murni untuk mengelola kebutuhan serta harapan populasi dunia yang terus menerus bertambah (Kraus et al., 2021).

Dalam Putri dan Hariyanti (2022) menjelaskan tujuan utama dari transformasi digital ialah untuk memecahkan tantangan terkait efisiensi dan efektivitas. Pergeseran kepada realitas baru ini tidak boleh diremehkan karena, seperti setiap proses perubahan, mengandung beberapa risiko dan tantangan (Andriole, 2017). Selain itu pandemi COVID-19, telah menunjukkan dampak krisis pada adaptasi cepat transformasi digital (Wright et al., 2004). Proses transformasi digital sangat memerlukan keamanan data yang baik dan efektif karena fakta membuktikan bahwa banyak terjadi ancaman kebocoran data digital serta kejahatan siber. Keamanan yang baik dan efektif melibatkan analisis yang menyeluruh, implementasi, memantau, dan memperbaharui (Munawar, 2018 dalam Putri, et al.2021).

Layanan kependudukan dan pencatatan sipil (Dukcapil) menjadi jembatan antara pemerintah dan warga negara. Melalui Dukcapil, warga dapat mengakses berbagai layanan penting seperti pembuatan akta kelahiran, KTP (Kartu Tanda Penduduk), KK (Kartu Keluarga), perubahan data kependudukan, dan berbagai layanan administrasi lainnya. Ini memungkinkan warga negara untuk memperoleh identitas legal yang sah dan memenuhi persyaratan administrasi yang diperlukan dalam berbagai kehidupan mereka, seperti pendidikan, pekerjaan, pernikahan, dan akses ke program-program pemerintah.

Pada tataran pemerintahan Pusat, transformasi digital gencar dilakukan oleh Ditjen Dukcapil Kemendagri seperti layanan adminduk online melalui Sistem Informasi Administasi Kependudukan yang terpusat, pemanfaatan hak akses data kependudukan oleh Lembaga Pengguna, penggunaan tanda tangan elektronik, cetak mandiri dokumen kependudukan oleh masyarakat, penyediaan Geographic Information System, penerapan Sistem Manajemen Keamanan Informasi (SMKI) Administrasi Kependudukan dan penggunaan aplikasi Identitas Kependudukan Digital.

Transformasi digital juga dilakukan oleh Dinas Dukcapil Kota Pontianak untuk mengimplementasikan Misi Pemerintah Kota Pontianak yaitu meningkatkan kualitas pelayanan masyarakat yang didukung dengan penggunaan teknologi informasi serta aparatur yang berintegritas, bersih dan cerdas. Urgensi dari pemenuhan Misi tersebut ditunjukkan dengan melakukan inisiatif perubahan yang berkelanjutan, pemahaman akan regulasi yang ada, sinergitas dengan stakeholder, dan melakukan mitigasi risiko teknologi informasi seperti risiko reputasi dan risiko hukum. Tujuannya adalah untuk menyandingkan aspek kemudahan layanan dengan aspek keamanan layanan yang berdampak pada meningkatnya Indeks Kepuasan Masyarakat.

Kota Pontianak sebagai kota perdagangan dan jasa dengan jumlah penduduk pada semester I tahun 2023 sebanyak 676.096 jiwa memiliki 472.221 jiwa atau 69,61% penduduk berusia produktif (umur 15-64 tahun) dan sisanya penduduk usia non produktif sebanyak 30,39 persen. Dengan komposisi tersebut maka layanan digital diharapkan dapat memberikan impact atau dampak yang signifikan kepada masyarakat dan Perangkat Daerah sebagai pengguna layanan.

Beberapa transformasi digital yang telah dilakukan oleh Disdukcapil Kota Pontianak adalah sebagai berikut:

1. Pengelolaan website yang beralamat di https://disdukcapil.pontianak.go.id yang dibuat untuk meningkatkan keterjangkauan informasi, menyediakan layanan informasi dan pengumuman, meningkatkan keterlibatan dan partisipasi aktif warga melalui kolom suara anda. Website ini dibuat pada tahun 2015.
2. Pengelolaan intranet sebagai pengelolaan digitalisasi pendaftaran bagi warga yang melakukan pengurusan dokumen kependudukan di kantor. Intranet sendiri dikembangkan sejak tahun 2015.
3. Kemitraan dalam pemutakhiran data pendidikan terakhir penduduk melalui kerjasama yang dibangun dengan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Pontianak sejak tahun 2015 dan terus dikembangkan dengan Perguruan Tinggi seperti Universitas Tanjungpura dan STMIK Pontianak. Untuk tahun 2023, dikembangkan lagi dengan 6 (enam) perguruan tinggi lain.
4. Pemanfaatan hak akses data kependudukan oleh Perangkat Daerah melalui mekanisme Perjanjian Kerja Sama dimana sudah 16 Perangkat Daerah yang sudah bekerja sama. Penandatanganan Perjanjian Kerja Sama tentang hak akses data kependudukan pertama kali dilakukan pada tahun 2018.
5. Sistem antrian online (SIANTAN) berbasis web dimana warga bisa melakukan pendaftaran online yang dibuka setiap hari Jumat s/d Minggu dan dibangun sejak tahun 2019.
6. Pelayanan online dari rumah sendiri (PIONIRS) berbasis web dimana warga melakukan pengurusan dokumen kependudukan dari rumah sendiri. Layanan ini dikembangkan sejak September 2020.
7. Layanan interaksi warga dan konsultasi terkait permasalahan data via whatsapp ke nomor 081907374035. Layanan ini dikembangkan sejak tahun 2021.
8. PACRI atau pelayanan cetak sehari yang memanfaatkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dimana dokumen kependudukan dapat diselesaikan dalam satu hari dan dikembangkan sejak tahun 2021.
9. Koordinasi antar instansi terkait verifikasi dan validasi data yang secara rutin dilakukan untuk sinergitas pemanfaatan data kependudukan yang lebih baik seperti dengan pihak imigrasi (terkait aplikasi APAPO), kepolisian dan kejaksaan terkait pengecekan Daftar Pencarian Orang, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Kantor Urusan Agama, Komisi Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilu, PT Taspen, PT Asabri dan instansi vertikal lainnya.

PIONIRS sebagai salah satu layanan online yang melibatkan Mitra Pelayanan seperti Rumah Sakit/Klinik/Praktek Bidan Mandiri (PMB) untuk pembuatan akta kelahiran, Pengadilan Negeri dan Pengadilan Agama untuk pembuatan Akta Perceraian membutuhkan penguatan pelindungan data penduduk. Salah satu upaya penguatan tersebut selain penguatan sisi teknis juga mengimplemntasikan penggunaan Non-Disclosure Agreement atau Surat Pernyataan Menjaga Kerahaasiaan Data antara Disdukcapil Kota Pontianak dengan Mitra Pelayanan dan penggunaan Lembar Informasi Privasi, dimana Penduduk sebagai Subjek Data Pribadi mendapatkan informasi yang jelas tentang pemrosesan data pribadi mereka sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Terdapat 32 (tiga puluh dua) jumlah Mitra Pelayanan. 

Surat Pernyataan Menjaga Kerahasiaan Data atau Non-Disclosure Agreement (NDA) adalah dokumen hukum yang mencegah pengungkapan rahasia dagang dan informasi rahasia lainnya (isms.online). ISO 27001:2022 Lampiran A 6.6 menyatakan bahwa organisasi harus menerapkan langkah-langkah untuk melindungi informasi rahasia dari pengungkapan yang tidak sah. Ini termasuk membuat perjanjian kerahasiaan dengan pihak dan staf yang berkepentingan.  Organisasi harus membuat persyaratan untuk perjanjian mereka dengan pihak lain setelah mempertimbangkan kebutuhan keamanan informasi organisasi, jenis informasi yang akan dikelola, tingkat klasifikasinya, tujuan penggunaannya, dan akses yang diperbolehkan oleh pihak lain.

Non-Disclosure Agreement adalah Surat Pernyataan Menjaga Kerahasiaan Data yang mempunyai fungsi:

1. Mengidentifikasi informasi yang dilindungi
2. Melindungi data kependudukan yang sifatnya sensisitf
3. Meyakinkan kepada penduduk bahwa data mereka aman.

Sementara Lembar Informasi Privasi atau pernyataan privasi dirancang untuk memberikan informasi yang jelas dan transparan kepada individu tentang bagaimana data pribadi mereka akan ditangani oleh organisasi tersebut. Teori Keterpaparan (Exposure Theory) berfokus pada konsep bahwa privasi melibatkan kontrol individu terhadap informasi pribadi mereka yang terpapar kepada orang lain. Teori ini menekankan pentingnya pemahaman dan kontrol individu terhadap informasi pribadi mereka dan bagaimana informasi tersebut diungkapkan kepada orang lain. Jadi kesimpulannya, Lembar Informasi Privasi adalah sesuatu yang harus diinformasikan ke penduduk, ketika datanya digunakan oleh pihak pengguna data.

Manfaat adanya Non-Disclosure Agreement dan Lembar Informasi Privasi

Beberapa manfaat yang diperoleh dari adanya NDA dan Lembar Informasi Privasi ini adalah hal-hal sebagai berikut yaitu:

1. Kontrol terhadap informasi. Dengan memiliki kerangka kerja NDA yang jelas, Disdukcapil memiliki lebih banyak kontrol atas bagaimana data dan informasi tersebut digunakan. Ini membantu menghindari situasi di mana informasi dapat disalahgunakan atau digunakan untuk kepentingan yang tidak diinginkan.
2. Penanganan konflik. Jika terjadi pelanggaran NDA, perjanjian tersebut memberikan dasar hukum untuk menyelesaikan konflik atau pelanggaran. Ini dapat membantu memastikan bahwa pihak-pihak yang terlibat dalam layanan tetap mematuhi perjanjian dan menjaga integritasnya.
3. Perlindungan informasi rahasia. Dengan adanya NDA, Mitra Pelayanan sebagai pihak yang terlibat dalam layanan harus berjanji untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diberikan. Ini membantu menghindari kebocoran informasi yang dapat merugikan layanan, dan memberikan kepercayaan kepada pihak yang memberikan informasi
4. Meminimalkan resiko. Dengan memberikan informasi privasi kepada pengguna, organisasi dapat membantu mengurangi risiko potensial terhadap pelanggaran data atau pelanggaran privasi. Pengguna yang sadar akan praktik privasi dapat lebih waspada terhadap aktivitas yang mencurigakan atau meminta klarifikasi lebih lanjut.
5. Inisiatif yang bertanggung jawab. Dengan mempertimbangkan privasi dalam pengembangan produk atau layanan, Dinas Dukcapil dapat mendorong inisiatif yang lebih bertanggung jawab dan etis, yang pada gilirannya dapat meningkatkan penerimaan pengguna.
6. Kesadaran dan pendidikan. Informasi privasi yang diberikan kepada penduduk melalui Mitra Pelayanan dapat membantu meningkatkan kesadaran dan pemahaman umum tentang pentingnya pelindungan data pribadi penduduk. Ini membantu menciptakan budaya kesadaran privasi yang lebih baik di antara pengguna.

Simpulan

Non-Disclosure Agreement (NDA) dan Lembar Informasi Privasi adalah instrumen hukum yang krusial dalam menjaga kerahasiaan dan perlindungan data. Kedua dokumen ini memainkan peran penting dalam konteks bisnis dan hubungan antarpihak, terutama di era digital yang penuh dengan pertukaran informasi. Kedua dokumen ini mencerminkan respons terhadap pentingnya mengelola risiko dan menjaga kepercayaan di lingkungan yang semakin terkoneksi dan rentan terhadap pelanggaran keamanan. Dalam menghadapi perkembangan teknologi dan pertukaran informasi yang semakin cepat, NDA dan Lembar Informasi Privasi menjadi alat penting untuk memastikan bahwa nilai-nilai privasi dan keamanan tetap terjaga dalam setiap aspek kehidupan bisnis dan individu. (yip)

Beberapa rujukan

Andriole, S. J. (2017). Five Myths About Digital Transformation. sloanreview.mit.edu. https://sloanreview.mit.edu/article/five-myths-about-digital-transformation/

Deline, M. B. (2019). Framing Resistance: Identifying Frames That Guide Resistance Interpretations at Work. Management Communication Quarterly, 33(1), 39–67. https://doi.org/10.1177/0893318918793731

Kraus, S., Jones, P., Kailer, N., Weinmann, A., Chaparro-Banegas, N., & Roig-Tierno, N. (2021). Digital Transformation: An Overview of the Current State of the Art of Research. SAGE Open, 11(3). https://doi.org/10.1177/21582440211047576

Open Innovation: Technology, Market, and Complexity, 6(4), 1–22. https://doi.org/10.3390/joitmc6040104

Parviainen, P., Tihinen, M., Kääriäinen, J., & Teppola, S. (2017). Tackling the digitalization challenge: How to benefit from digitalization in practice. International Journal of Information Systems and Project Management, 5(1), 63–77. https://doi.org/10.12821/ijispm050104

Priyono, A., Moin, A., & Putri, V. N. A. O. (2020). Identifying digital transformation paths in the business model of smes during the covid-19 pandemic. Journal of Open Innovation: Technology, Market, and Complexity, 6(4), 1–22. https://doi.org/10.3390/joitmc6040104

Putri, Novianti Indah, Yudi Herdiana, Yaya Suharya, Zen Munawar, Kajian Empiris Pada Transformasi Bisnis Digital, ATRABIS Jurnal Administrasi Bisnis, Vol. 7, No. 1 Juni 2021

Putri, Oktaria Ardika, Sri Hariyanti (2022), Review Artikel: Transformasi Digital Dalam Bisnis Dan Manajemen, Proceedings of Islamic Economics, Business, and Philanthropy Volume 1, Issue 1, 2022

Wright, G., Van Der Heijden, K., Bradfield, R., Burt, G., & Cairns, G. (2004). The Psychology of Why Organizations Can be Slow to Adapt and Change. Journal of General Management, 29(4), 21–36. https://doi.org/10.1177/030630700402900402